TC.

ARNAVUTKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev alanını, teşkilat yapısını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki dayanak 

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye :                            Arnavutköy Belediyesini,

b) Başkan :                             Arnavutköy Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı :          İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Meclis :                               Arnavutköy Belediye Meclisini,

d) Encümen :                          Arnavutköy Belediye Encümenini,

e) Müdürlük :                          Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

f) Müdür :                                Destek Hizmetleri Müdürünü,

g) Şef :                                     Destek Hizmetleri Müdürlüğü Şefini,

ğ) Personel :                           Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- (1) 5747 sayılı Kanuna göre ilçe düzeyinde hizmet vermeye başlayan Belediyenin Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48. maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 05.06.2009 tarih ve 34 sayılı kararıyla kurulmuştur.

 

Müdürlüğün görevleri

MADDE 6- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

a) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarının bakım ve onarımları ile ilgili işleri yapmak veya yaptırmak,

b) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarının dış mekanlarının, dış cephelerinin ve bina içlerinin  (bürolar, ortak kullanım alanları ve tuvaletler) rutin olarak temizliklerini yapmak veya yaptırmak,

c) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarının dış mekanlarının, dış cephelerinin ve bina içlerinin aydınlatma ile ilgili bakım ve onarım işlerini yürütmek, 

d) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarında güvenlik hizmeti sunmak,

e) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarında Belediye personeline yemek hizmetinin verilmesini sağlamak,

f) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarının elektrik, su, doğalgaz ve telefon hatlarının abonelik işlemlerini yapmak ve ilgili kayıtlarını tutmak,

g) Elektrik, su, doğalgaz ve sabit telefon hatlarının faturalarının takibini yapmak ve fatura bedellerinin ödenmesini sağlamak,

h) Jeneratörlerin temini, bakım ve onarımı ile çalışmasında sürekliliğini sağlamak,

i) Müdürlük tarafından ihalesi yapılacak olan işlere ait ihale dosyalarını mevcut kanunlar çerçevesinde hazırlamak.

j) Diğer müdürlükler tarafından yürütülen ve müdürlüğe havale edilen ihale dosyalarının mevcut kanunlar çerçevesinde işlemlerini yapmak, takip etmek ve ihale dosyasını neticelendirmek.

k) Diğer müdürlükler tarafından mal ve malzeme ihtiyaç taleplerinin dosyalarını hazırlamak ve satın alma işlemlerini gerçekleştirmek.

l) Demirbaş kayıtlarını tutmak ve tüm demirbaşların titizlikle korunması için diğer müdürlüklerle koordineli olarak gerekli tedbirleri almak.

m) Taşınır mal yönetmeliği hükümleri gereğince belediye ait taşınır malların kaydının tutulması ve muhafazası ile ilgili iş ve işlemleri yapmak.

n) Diğer kurum ve kuruluşlar tarafından icra edilen faaliyetlere yönelik belediyeden istenilen desteğin başkanlıkça uygun görülmesi halinde talep edilen malzemelerin sevk ve idaresine ilişkin gerekli insan kaynağı da dâhil süreçleri yürütmek. 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şeflikler ve büro personelinden oluşur. 

Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 8- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Destek Hizmetleri Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Personel: Memur, işçi, sözleşmeli personel ile alternatif hizmet üretme yöntemleri kapsamında çalışan tüm personeli kapsar.

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- (1) Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

ç) Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,

d) Personeli arasında yazılı görev dağılımını yapar,

e) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

f) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

g) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

ğ) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

h) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,

ı) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygulatır,

i) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

j) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,

k) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,

l) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapar, rastlayacağı aksaklıkları giderir,

m) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül, takdirname, nakil, ve benzeri personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

n) Sorumlu olduğu tüm müdürlük personellerinin yıllık izin programlarını yaparak yıllık izin kullanış zamanlarını tespit eder,

o) Birimdeki tüm görevlerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar,

ö) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,

p) 5393 sayılı kanunu ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

 

Müdürlüğe Bağlı Şeflik ve Görevleri

MADDE 10- (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir. 

a) Bağlı şeflik ve büroları: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı Destek Hizmetleri Şefliği görev yapmakta olup, şefliğin görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü bağlı bürolar aşağıda gösterilmiştir. 

 

1) Şefliğin görevleri:

a) Büroda çalışan personelin devamlılığını takip etmek, düzenli çalışmalarını sağlamak ve denetlemek, disiplini sağlamak.

b) Yazışmaları takip etmek, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibini sağlamak ve gerekli tenkitleri yerine getirmek.

c) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesini sağlamak, 

ç) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunmak, 

d) Kendisine bağlı personeli ilgili mevzuat ve üstlerinden aldığı talimatlara uygun sevk ve idare etmek,

e) Büroda yürütülen tüm faaliyetleri kendi yetki ve sorumluluğu çerçevesinde koordine etmek, planlamak ve programlamak,

f) Müdür tarafından verilen diğer görevleri ifa etmek,

g) Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takip ve gerektiğinde ilgiliye bilgi vermek,

ğ) İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlamak,

h) Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, 

ı) Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi işlemlerini takip etmek,

i) Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyonu sağlamak,

j) Müdürlüğün aylık faaliyetinin hazırlanmasını sağlamak.

k) Kendine verilen işleri, ilgili mevzuata uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini temin etmek,

l) Resmi kurum ve kuruluşlar ile belediyenin müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara müdürden önce paraf ya da imza atmak, 

m) Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler almak, uygulama birliğini sağlamak ve personel arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları gidermek, 

n) Şef, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından müdüre karşı sorumludur.

 

2) İdari İşler Bürosunun Görevleri:

a) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin güvenliğiyle ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak,

b) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin temizlik işlerini yapmak veya yaptırmak,

c) Hizmet binalarında Belediye personeline yemek hizmeti verilmesini sağlamak,

ç) Belediye uhdesinde bulunan hizmet binalarının ve sosyal tesislerin elektrik, su, doğalgaz ve sabit telefon hatlarının abonelik işlemlerini yapmak ve ilgili kayıtlarını tutmak,

d) Elektrik, su, doğalgaz ve sabit telefon hatlarının faturalarının takibini yapmak ve fatura bedellerinin ödenmesini sağlamak,

e) Hizmet binaları ve sosyal tesislerde oluşan eksik ve kusurları müdüre bildirmek,

f) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

g) Diğer kurum ve kuruluşlardan gelen ve başkanlık makamınca kabul gören taleplerin karşılanmasına yönelik araç, gereç, malzemenin sevk ve idaresine ilişkin süreçleri yürütmek.

 

3) Teknik İşler Şefliğinin Görevleri:

a) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin inşaat bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,

b) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin elektrik tesisatları ile ilgili bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,

c) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin mekanik tesisatları ile ilgili bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,

d) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin asansörleri ile ilgili bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,

e) Hizmet binalarının ve sosyal tesislerin yangın tüpleri ile ilgili bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,

f) Elektrik ve mekanik tesisat sistemlerinin kesintisiz olarak hizmet vermesini sağlamak için gerekli olan iş ve işlemleri yapmak veya yaptırmak,

g) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

4 Ayniyat Ve Ambar Bürosunun Görevleri:

a) Müdürlüğün yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılacak veya yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alımlarının yürürlükte olan kanun ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol ve denetimi ile muayene ve kabul işlemlerini yapmak, taşınır işlem fişlerini düzenlemek, işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerince takip etmek,

b) Demirbaş kayıtlarını tutmak ve takibini yapmak,

c) Demirbaşa kayıtlı eşyaların yılsonu denetimini sayımını yaparak yıllık mizanlarını çıkartmak,

ç) Ayniyat kayıtları ve zimmet senetlerini düzenlemek ve korumak,

d) Yılsonu tadat icmal cetvellerini düzenlemek,

e) Ambar kayıtlarını tutmak, giriş ve çıkışları düzenlemek,

f) Yılda en az iki sefer olmak üzere diğer müdürlüklerin taşınır kayıt kontrol yetkilileriyle birlikte kısmi olarak denetimlerini yapmak,

g) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

5) İhale ve Satın Alma Bürosunun Görevleri:

(1) Satın alma işlemleri:

a) Müdürlük tarafından alımı yapılacak olan işlere ait ihtiyaç listesi ve gerekçe raporunu, teknik şartnameyi, lüzum müzekkeresini, yaklaşık maliyeti oluşturmak, komisyon görevlendirmesi yapmak ve 4734 sayılı kanuna uygun olarak dosyayı hazırlamak,

b) Müdürlükler tarafından talep edilen sarf ve demirbaş malzeme ihtiyaç taleplerinin dosyalarını hazırlamak ve satın alma işlemlerini gerçekleştirmek,

c) Talep edilen malzemeleri mevcut yasa ve yönetmelikler dâhilinde temin etmek,

ç) Satın almalar ile ilgili olarak tahmini bedel (yaklaşık maliyet) tespitine dayanak olmak üzere piyasadan teklif almak,

d) 4734 sayılı kanun çerçevesinde 22. madde hükümleri gereğince; 5018 sayılı kanun ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde gerekli iş ve işlemleri yapmak,

e) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

(2) İhale İşlemleri:

a) Müdürlük tarafından ihalesi yapılacak olan işlere ait ihtiyaç listesi ve gerekçe raporunu, teknik şartnameyi, lüzum müzekkeresini, yaklaşık maliyeti oluşturarak komisyon görevlendirmesi yapmak ve 4734 sayılı kanuna uygun olarak idari şartname ve sözleşme tasarısını hazırlamak ve ihale ilanını EKAP’a onaylatmak suretiyle dosyanın EKAP’a yüklenmesini sağlamak,

b) Müdürlükler tarafından ihtiyaç raporu, teknik şartname, ekleri ve yaklaşık maliyet tablosu hazırlanarak gönderilen ihale dosyalarının 4734 sayılı kanuna uygun olarak idari şartname ve sözleşme tasarısını hazırlamak ve ihale ilanını EKAP’a onaylatmak suretiyle dosyanın EKAP’a yüklenmesini sağlamak,

c) Müdürlükler tarafından ihalesi planlanan işler ile ilgili mevzuat kapsamında teknik destek vermek,

ç) Hazırlanan ilanların ilgili yerlerde (kamu ihale bülteninde, yerel gazetelerde vb.) yayınlanması için gerekli işlemleri yapmak,

d) Müdürlükler tarafından gönderilen ihale dosyaları için ihale komisyon üyelerini belirlemek ve belirlenen ihale komisyon yedek ve asil üyelerine ihale ilanı/davet yapıldıktan sonra 3 iş günü içerisinde görev tebliği yapmak,

e) İhale Sürecinin sağlıklı yürümesi amacıyla ihale komisyon üyeliği yapmak,

f) İhale dosyalarını, ihale komisyon üyelerine teslim etmek,

g) İhale komisyonu tarafından alınan her türlü karar ile ilgili gerekli yazışmaları yaparak ihale komisyonunun sekretarya hizmetlerini yürütmek,

h) İhale zarflarının alındı belgesi karşılığında teslim alınması işlemlerini yapmak,

ı) İhale esnasında kullanılacak olan ihale tutanaklarını hazırlamak ve bu tutanakların teslim alınan ihale zarflarıyla birlikte ihale saatinde ihale salonuna gönderilmesini sağlamak,

i) İhale dosyalarına yapılan itirazları, ihalesi yapılan işin sahibi müdürlükle koordineli olarak değerlendirmek, gerekiyorsa zeyilname düzenlemek ve sonuçlandırmak,

j) İhalesi yapılan işe ait sözleşme imzalanmasını sağlamak ve dosya ile ilgili işlemleri tamamlayarak ihale dosyasını ihalesi yapılan işin sahibi müdürlüğü göndermek,

k) Müdürlüğün yüklenici firmalarının talepleri üzerine, iş bitirme belgelerini EKAP üzerinden hazırlamak ve onaylamak,

l) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 11- Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin  İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

MADDE 12-  (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evraklar gereği için ilgililerine ilgili personellere sevk edilir.

b) Görevin planlanması: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. Yükleniciye verilecek işler, iş emri düzenlenerek terminli şekilde yükleniciye tebliğ edilir.

c) Görevin icrası: Destek Hizmetleri Müdürlüğü personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 13- (1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

a) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır, diğer müdürlüklerden talepler yazılı olarak alınır,

b) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre verilir,

c) Müdür dosyadaki evrakları havale eder ve şefe iletir,

ç) Şeflikte görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

(2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, şef ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya ilgili Başkan yardımcısı imzası ile yürütür.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 14- (1) Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır.

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b) Destek Hizmetleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

 

Personel Özlük Dosyaları

MADDE 15- (1) Müdürlük personelinin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır.

 

Disiplin cezaları

MADDE 16- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütülür.

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar 

MADDE 17- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. 

 

Yürürlük

MADDE 18- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve kesinleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer.

(2) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Arnavutköy Belediye Meclisinin 17.11.2014 tarih ve 311 sayılı kararı ile kabul edilen “Arnavutköy Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.

 

Yürütme

MADDE 19- (1) Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.